+31 (0)24 820 00 00

WordCamp Nijmegen 2017 Recap [Interview]

Afgelopen weekend werd voor het eerst WordCamp Nijmegen georganiseerd. Op vrijdag vond de Contributor Day plaats en zaterdag waren er superveel toffe talks tijdens de Conference Day. Met 170 bezoekers was WordCamp Nijmegen een groot succes. Namens Savvii had onze online marketeer Benoit Gütz een aandeel in de organisatie. We stelden hem een aantal vragen om meer te weten te komen over de organisatie van WordCamp Nijmegen.

Benoit by Mike Nicolaassen

Wat is WordCamp en wat is kenmerkend voor een WordCamp?

Een WordCamp is een één- of meerdaags evenement voor iedereen die iets doet met WordPress of hierin in geïnteresseerd is. Er zijn bezoekers, sprekers en sponsoren aanwezig, die allemaal komen om iets bij te dragen aan de WordPress-community. Dit kan zijn om te leren, te netwerken of om gewoon inspiratie op te doen.

Kenmerkend is toch echt wel het ‘wij-gevoel’ dat heerst tijdens de WordCamps en ook binnen de WordPress-community. Iedereen is gemakkelijk aan te spreken en wil je graag helpen, waar het ook over gaat.

Wat vind je zo belangrijk aan de WordCamps?

De opzet zorgt ervoor dat WordPress steeds verder en beter wordt ontwikkeld, doordat de hele community hieraan meebouwt. Deelnemers van WordCamps zijn bereid om veel informatie te delen, waardoor zowel bedrijven als ook privégebruikers hier profijt van hebben. Online is de WordPress-community natuurlijk ook erg actief, maar WordCamps maken het delen van de informatie en ontwikkelingen nog makkelijker.

contributor_day_wordcamp

Waarom is er gekozen voor een WordCamp in Nijmegen?

De WordPress MeetUp (evenement in de avonduren), die georganiseerd wordt door Yoast, Savvii en Linus Wiggers, is al een aantal jaren een groot succes in Nijmegen. Er worden veel bezoekers getrokken en het maximum aantal van 100 deelnemers werd al meerdere keren bereikt. De WordPress-community is groot in deze regio. Daarom werd het tijd om een stapje verder te gaan en een meerdaags evenement op te zetten.

Was het een succes?

Dat kun je wel stellen. De vraag naar tickets was groot. We hadden 150 tickets beschikbaar, uiteindelijk zijn er 170 mensen op het event afgekomen. Hiervan bleek een grote groep voor het eerst naar een WordCamp te zijn gegaan. Een aantal van deze personen heb ik gesproken. Ze gaven aan dat ze voor het eerst bij een WordCamp waren omdat deze WordCamp dicht bij huis was. Dit is blijkbaar belangrijk. We willen nieuwe mensen inspireren om naar WordCamps te komen en de community laten groeien. Ook tijdens de afsluitende talk van Taco bleek dat veel mensen erg positief zijn. Kijk maar op Twitter (#WCNMGN), er zijn veel leuke reacties gepost!

Hoe is de organisatie opgezet?

Ten eerste moet de initiatiefnemer (in dit geval Taco van Yoast) zorgen voor mede-organizers. Vervolgens kan er een aanvraag worden gedaan bij WordCamp Central. Deze organisatie ondersteunt plaatselijke WordCamps met financiële en praktische middelen. Nadat de officiële aanvraag is geregeld, begint het echte werk pas. Daar gaat veel in tijd in zitten. De voorbereidingen begonnen 8 maanden van tevoren en naarmate WordCamp Nijmegen dichterbij kwam, was er steeds meer te doen. Afhankelijk van je rol in de organisatie ben je er in de laatste weken soms wel 20 tot 30 uur per week mee bezig.

Welke vaardigheden zijn er nodig voor de organisatie?

Natuurlijk mag passie voor WordPress en de community niet ontbreken. Verder is het moeilijk om hier harde criteria voor te noemen. Voor de lead organizer is het belangrijk dat hij of zij dingen uit handen durft te geven, goed kan plannen en het overzicht houdt. Daarnaast is het voor iedereen van belang dat er een goede inschatting wordt gemaakt van de tijd die nodig is voor alle voorbereidingen. Duidelijke en tijdige communicatie mag hierbij niet ontbreken.

Hoe waren de rollen verdeeld binnen de organisatie?

Het team bestond uit zeven personen. Taco had de leiding en was ook verantwoordelijk voor het budget en de sprekers. Anette en Louis namen sponsoring, locaties en swag/goodies voor hun rekening. Sharon deed de communicatie. Amir heeft alles verzorgt op het gebied van design, foto en film. Zelf was ik verantwoordelijk voor het vrijwilligers team en Linus heeft een adviserende rol gehad met zijn ervaring als co-organizer van WordPress meetup Nijmegen.

Wat heb jij precies gedaan?

Ik was verantwoordelijk voor het coördineren van de vrijwilligers en daarmee alle communicatie naar de vrijwilligers toe. Er moesten genoeg vrijwilligers zijn op beide dagen. Zij moesten goed worden geïnstrueerd wat hun taak was en weten wanneer ze waar moesten zijn. Op Contributor Day stuurde ik 9 vrijwilligers aan en op de Conference Day maar liefst 35 vrijwilligers. Natuurlijk moeten er bij het organiseren van een WordCamp ook vele keuzes worden gemaakt en zijn er zaken die je met z’n allen regelt. We vergaderden eerste elke 2 weken en de laatste weken voor het evenement elke week.

thomas_wordcamp_nijmegen

Wat is de grootste uitdaging die je bent tegengekomen?

Ten eerste het regelen van genoeg vrijwilligers en ten tweede het wijzigen van het rooster na de eerste publicatie daarvan. Wanneer vrijwilligers het rooster ontvangen, komen ze er soms achter dat ze toch verhinderd zijn. Daar moest creatief mee worden omgegaan om tot een oplossing te komen. Een goede binding met de vrijwilligers was hierbij van belang.

 Welke drie tips heb je voor de andere organisatoren?

  1. Begin op tijd. In het organiseren van een WordCamp gaat altijd meer tijd zitten dan je denkt.
  2. Gebruik je netwerk. Mensen binnen de WordPress-community bieden je graag een helpende hand.
  3. Geniet! Ook van de voorbereidingen. Ga een keer wat leuks doen met je organisatie team. Zo leer je elkaar kennen en dit komt de samenwerking natuurlijk ten goede. Vergeet ook niet te genieten tijdens het evenement zelf.

Wat vond je het tofste aan het organiseren?

Veruit het tofste is om te zien dat de energie die je er met z’n allen insteekt om er een succes te maken eruit is gekomen. Het was een zeer geslaagde WordCamp. Het feit dat je zo’n grote groep (nieuwe) WordPress-enthousiastelingen ontmoet geeft dat geweldige community-gevoel. Het is heel gaaf om te zien dat mensen het naar hun zin hebben op een evenement dat jij samen met je team hebt georganiseerd. Dat geeft veel voldoening.

Daarnaast heb ik omdat ik het vrijwilligersteam mocht leiden nog meer mensen binnen de WordPress-community leren kennen. Je breidt je netwerk uit op persoonlijk en zakelijk vlak en leert veel van elkaar. De voldoening en waardering die je krijgt bij het organiseren van een WordCamp in combinatie met de personen die je leert kennen, maken de tijd die je er in steekt meer dan de moeite waard.

wordcamp nijmegen volunteers

Zijn er al plannen voor een vervolg?

Jazeker! We hebben met de organisatie al een vergadering gehad na het evenement. Hieruit bleek dat iedereen erg trots is op wat we (samen met alle sponsoren, sprekers en vrijwilligers) hebben neergezet. We kijken met voldoening terug op het evenement en zijn gemotiveerd om nog eens een WordCamp Nijmegen te organiseren.

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Facebook

Reageer

(wordt niet getoond)
(wordt niet getoond)
* verplichte velden

Gijs Hovens

Gaaf! Jullie mogen trots zijn op het resultaat. Hopelijk kan ik er volgend jaar bij zijn.

Reageer

Terug naar overzicht

Wij werken met:

  • Let's Encrypt gratis SSL
  • New Relic
  • Varnish
  • Mandrill